Chu trình PDCA là một chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật vào những năm 1950 để hiểu quy trình pdca là gì và cách áp dụng nó vào hệ thống quản lý chất lượng, giúp các doanh nghiệp tiến gần hơn đến mục tiêu và đảm bảo cải tiến liên tục. Hãy cùng chúng tôi xem qua nội dung bài viết này nhé.
Khái niệm về pdca là gì?
PDCA là từ viết tắt của Plan – Do – Check – Act, là viết tắt của 4 công việc cần được thực hiện tuần tự và liên tục để đảm bảo hiệu quả tối ưu trong quản lý. Đặc biệt:
Lập kế hoạch: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, khi nào và làm thế nào để đạt được mục tiêu.
Làm: Đưa kế hoạch vào thực tế.
Kiểm tra: Kiểm tra kế hoạch và kết quả thực hiện kế hoạch.
Hành động: Dựa trên kết quả thử nghiệm, thực hiện các thay đổi và cải tiến.
Quy trình PDCA là gì?
Chu trình PDCA có 4 bước được sắp xếp theo một vòng khép kín (theo chiều kim đồng hồ), cho thấy PDCA là một chu trình lặp đi lặp lại từ lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá, thay đổi để tạo ra những cải tiến liên tục và không ngừng trong một quy trình hoặc hoạt động kinh doanh cụ thể.
Ví dụ thực tế về PDCA. Quy trình
Để hiểu rõ hơn về khái niệm chu trình PDCA và cách nó có thể được áp dụng trong kinh doanh thực tế, vui lòng tham khảo các ví dụ sau:
Chương trình Tổ chức các chương trình đánh giá mức độ hài lòng và dịch vụ khách hàng.
Ở giai đoạn này, các công ty cần đảm bảo một số câu hỏi cơ bản:
– Vấn đề chính cần giải quyết là gì?
– Những nguồn lực nào là cần thiết?
– Có những nguồn tài nguyên nào?
– Giải pháp tốt nhất để khắc phục sự cố với các nguồn lực sẵn có là gì?
– Thế nào là một kế hoạch thành công?
Do thực hiện kế hoạch theo kế hoạch đã xây dựng và rà soát ở kỳ trước.
Kiểm tra Đánh giá số lượng khách hàng đã phục vụ, số lượng khiếu nại được ghi nhận, số lượng khiếu nại đã xử lý và phản hồi của khách hàng sau khi chương trình kết thúc.
Hành động Đánh giá và xem xét kết quả của kế hoạch, và cải thiện những điểm yếu trong kế hoạch thành những kế hoạch trong tương lai.
Công dụng chính của PDCA đối với các doanh nghiệp
Sau khi hiểu khái niệm PDCA là gì và cách thức hoạt động của nó. Có thể áp dụng cho bất kỳ cấp độ hoặc cấp độ thực hành nào, PDCA đã giúp nó phát triển thành một trong những phương pháp cải tiến quy trình phổ biến. Tiếp theo, hãy ghi nhớ những lợi ích của phương pháp này đối với doanh nghiệp, bao gồm:
Chu trình PDCA cung cấp sự cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo kiểu vòng tròn. Mọi bộ phận của dự án hoặc hoạt động kinh doanh đều trải qua các giai đoạn giống nhau lặp đi lặp lại để đảm bảo những sai sót có thể được sửa chữa và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và thực tế của công ty.
PDCA không chỉ khuyến khích sự phát triển của những thay đổi mang tính đột phá và đảm bảo cải tiến chất lượng và hiệu suất, nó còn giúp quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả. Mô hình PDCA bao gồm những gì cần được thay đổi theo cách tiếp cận cải tiến liên tục.
Một trong những ứng dụng chính của quá trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn thay đổi trong các yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục.
Mô hình PDCA giúp các nhà quản lý dự án duy trì khả năng kiểm soát tốt hơn đối với một dự án nhất định theo một số cách.
Phương pháp PDCA để quản lý hiệu suất tích hợp quản lý hiệu suất với các hoạt động hàng ngày, giúp tăng năng suất đáng kể.
Việc áp dụng chu trình PDCA giúp tổ chức trở nên nhanh nhẹn, và việc cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh chu trình kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.
Áp dụng quy trình PDCA vào hệ thống quản lý chất lượng
Chu trình PDCA có thể giúp các công ty khác biệt với đối thủ, đặc biệt là trong thế giới doanh nghiệp ngày nay, nơi mọi thứ giúp họ hợp lý hóa quy trình để giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện sự hài lòng của khách hàng đều có lợi.
Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của chu trình PDCA là tích hợp hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015. Cụ thể, phân tích quy trình PDCA liên quan đến Điều 4-10 của ISO 9001: 2015 trong hệ thống quản lý chất lượng như sau:
kế hoạch – lập kế hoạch
Một kế hoạch dự án được xác định rõ ràng cung cấp một khuôn khổ hoạt động cho doanh nghiệp. Điều quan trọng, nó phải phản ánh sứ mệnh và các giá trị của tổ chức. Bạn cần lên kế hoạch cho những việc cần làm trong giai đoạn đầu. Thông thường, các bước và chi tiết nhỏ được bao gồm trong kế hoạch, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc không có kế hoạch phù hợp hoặc dễ bị thất bại. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo doanh nghiệp đã sẵn sàng. Những câu hỏi này chuyển sang giai đoạn tiếp theo trước khi tiếp tục. Vấn đề có thể như sau:
Điều cốt yếu là doanh nghiệp cần giải quyết vấn đề gì?
Công ty cần chuẩn bị những nguồn lực nào?
Công ty hiện có những nguồn lực nào?
Cách tốt nhất để có sẵn các nguồn lực để doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề?
Nếu kế hoạch thành công, mục tiêu của nó là gì?
Khi áp dụng chu trình PDCA vào QMS, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng kế hoạch được hoàn thành một cách thường xuyên theo chu kỳ ít nhất là mỗi năm một lần hoặc cho từng công việc cụ thể. Điều này đảm bảo rằng các kế hoạch luôn được cập nhật và phù hợp với bối cảnh kinh doanh khi chúng được thực hiện.
Trong chứng nhận ISO 9001, việc thiết lập chương trình QMS dựa trên việc tuân thủ 4 điều khoản chính sau:
Khoản 4: Môi trường tổ chức – Tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến mục đích và định hướng chiến lược của mình và ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả của tổ chức. Kết quả mong đợi của hệ thống QMS (4.1).
– tổ chức phải theo dõi và xem xét nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm (4.2).
– Từ đó, xác định ranh giới hệ thống và khả năng áp dụng để thiết lập phạm vi của QMS (4.3) và các quy trình QMS cần thiết (4.4).
Khoản 5: Lãnh đạo – Lãnh đạo cao nhất phải thể hiện khả năng lãnh đạo và cam kết thực hiện và vận hành Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 (5.1).
– phát triển, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng (5.2).
– đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí thích hợp được phân công, truyền đạt và hiểu rõ trong tổ chức (5.3).
Khoản 6: Lập kế hoạch – Tổ chức phải xem xét các vấn đề được giải quyết trong 4.1 và các yêu cầu trong 4.2 để phát triển các hành động nhằm giải quyết rủi ro / cơ hội (6.1).
– Thiết lập các mục tiêu chất lượng ở các cấp và cấp chức năng thích hợp và lập kế hoạch hành động để đạt được chúng (6.2).
– Thay đổi kế hoạch để đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống (6.3).
Khoản 7: Hỗ trợ. – Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện, duy trì và liên tục cải tiến QMS (7.1).
– Xác định thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống (7.4).
– tạo và duy trì tính sẵn có của thông tin dạng văn bản (7.5).
làm – thực hiện kế hoạch
Dưới đây là các bước để thực hiện kế hoạch. Giai đoạn này có thể được chia thành ba phần, bao gồm đào tạo tất cả các nhân viên có liên quan, thực hiện công việc và ghi lại những hiểu biết sâu sắc hoặc cung cấp dữ liệu cho các đánh giá trong tương lai. Việc thực hiện kế hoạch liên quan đến một phần của Điều 7, chủ yếu tập trung vào Điều 8, như sau:
Mệnh đề 7.2: Năng lực.
Điều 8: Thực hiện
Lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hiệu suất (8.1)
Yêu cầu về Sản phẩm / Dịch vụ (8.2)
Thiết kế và phát triển sản phẩm / dịch vụ (8.3)
Kiểm soát các quá trình, sản phẩm / dịch vụ được cung cấp bên ngoài (8.4)
Sản xuất và cung cấp sản phẩm / dịch vụ (8,5)
Áp dụng Sản phẩm / Dịch vụ (8.6)
Kiểm tra – Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện
Khi có dữ liệu được thu thập và tổng hợp từ quá trình triển khai và thực hiện chương trình, doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và xem xét kết quả hoạt động của toàn bộ QMS. Giai đoạn này rất quan trọng vì nó cho phép các doanh nghiệp đánh giá các giải pháp của họ và sửa đổi kế hoạch khi cần thiết. Kế hoạch đã thực sự hoạt động? Nếu vậy, có bất kỳ vấn đề nào trong quá trình này không? Những bước nào có thể được cải thiện hoặc nên được loại bỏ khỏi các lần lặp lại trong tương lai? Hoạt động này được đề cập trong Điều khoản 9 của ISO 9001: Đánh giá Hiệu suất, có nội dung như sau:
Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá sự hài lòng của khách hàng và dữ liệu thu thập được (9.1)
Kiểm toán nội bộ của tổ chức (9.2)
Đánh giá của Ban Giám đốc (9.3)
Hành động – Hành động cải tiến
Cuối cùng, đã đến lúc hành động. Nếu mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, bây giờ bạn có thể thực hiện kế hoạch đã thử và đúng của mình. Quy trình mới này hiện tạo cơ sở cho các lần lặp lại PDCA trong tương lai của bạn. Một khi những sai lầm trong quá khứ được xác định và giải thích, chu trình PDCA có thể được xác định lại và lặp lại một lần nữa trong tương lai. Các cải tiến đối với tiêu chuẩn ISO 9001 tập trung vào các điều khoản sau:
Hành động khắc phục sự không phù hợp (10.2)
Cải tiến liên tục (10.3).
Mong rằng qua những chia sẻ trên, các thương gia đã nắm được khái niệm về PDCA, pdca là gì? Và tìm hiểu các bước thực hiện cụ thể khi áp dụng quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015.
