Categories
Tin Tức

Scan là gì? Kiến thức văn phòng chúng ta cần biết

Scan là gì? Scanning là thao tác giúp chuyển đổi dữ liệu cứng trên giấy, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hoặc thậm chí hình ảnh trên giấy thành dữ liệu mềm, hình ảnh, tệp tin được lưu trữ trong máy tính theo một cách nào đó. Trong công việc văn phòng, việc hiểu rõ vai trò và ứng dụng của chức năng quét là rất quan trọng và hữu ích ở tất cả các khâu.

scan-la-gi-1-a2-tokyotower

Tìm Hiểu: Host là gì? Tóm tắt mọi thứ bạn cần biết khi mua hosting

Scan là gì?

Scan là gì? Scan Là thao tác giúp chuyển đổi dữ liệu cứng trên giấy, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hoặc thậm chí hình ảnh trên giấy thành dữ liệu mềm, hình ảnh, tệp tin được lưu trữ trong máy tính theo một cách nào đó. Giản dị. Điều này được thực hiện bằng máy quét (máy in có khả năng quét).

Máy quét hoạt động theo cách tương tự như máy photocopy, một thiết bị sử dụng điện tích kép để thu được hình ảnh điện tử của trang bằng cách chuyển đổi cường độ ánh sáng phản xạ từ nó thành thông tin. định dạng kỹ thuật số và sau đó được chuyển đổi thành tệp để lưu trữ trên máy tính và điện thoại di động.

Vì vậy, có thể hiểu, tính năng quét hoạt động khác với máy in và máy photocopy khi chuyển một tài liệu bản cứng sang một tệp (tệp, tài liệu) “ảo” trên máy tính.

Trên thực tế, hầu hết các máy in ngày nay đều được tích hợp khả năng quét để tối ưu hóa và tiết kiệm cho mục đích sử dụng văn phòng, proxy … Điều này giúp việc lưu và tìm kiếm tập tin, hình ảnh dễ dàng hơn. Thay vì lục tung đống tài liệu giấy tờ rườm rà. Đặc biệt, tránh tình trạng hao mòn, thay thế, hư hỏng.

Mục đích của việc scan

scan-la-gi-1-a1-tokyotower

Lưu trữ các tài liệu quan trọng.

Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mọi doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

Các tệp quan trọng được sao lưu và giữ an toàn. Lúc này, việc quét tài liệu trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Sử dụng chức năng quét giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin và tăng năng suất.

Bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối.

Lưu trữ thông tin kỹ thuật số bằng cách quét và cài đặt mã truy cập an toàn cho nội dung quan trọng giúp tăng cường bảo mật thông tin người dùng. Hình ảnh quét được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ an toàn.

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng.

Chuyển tệp từ bản mềm sang tệp trong máy tính giúp cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Ngoài ra, nhiều máy quét mới còn tích hợp khả năng chia sẻ tài liệu đã quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba.

Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần trực tiếp đến công ty.

Hướng dẫn scan tài liệu HP, Canon, Brother MFPs từ máy tính.

Các bước quét nhanh chóng và hiệu quả:

– Nạp tài liệu vào khay gương hoặc ADF: Đặt đúng hướng giấy cần quét, dọc hoặc ngang, tùy theo mục đích lưu trữ tiện lợi. Mặt được quét đầu tiên hướng xuống phía kính và ngược lại, mặt sau được quét lên trên. Cần đặt một góc của tờ giấy theo chiều dọc và sát với kính ADF để đảm bảo bản quét được định hướng chính xác và vuông vắn, gọn gàng.

– Trên máy tính, chọn Control Panel -> Devices and Printers.

– Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đa năng và chọn Start Scan.

Như vậy, quá trình quét một mặt của bạn đã hoàn tất và bước cuối cùng là lưu tệp đã quét với tên bạn muốn để dễ quản lý.

– Nếu tài liệu có nhiều hơn 1 mặt, bạn cần: Chọn biểu tượng dấu “+” để thêm bản quét vào tệp. Lưu ý rằng bạn phải lật và thêm một mặt mới của tài liệu cần quét trên khay ADF trước khi chọn biểu tượng “dấu cộng”.

Tham Khảo: Lá diêu bông là gì? Lá diêu bông có thực sự tồn tại?

Hy vọng những thông tin trên đây của tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về scan là gì.

Thường xuyên truy cập Tokyo Tower để cập nhật kiến thức hữu ích nhé!